Akten und die darin enthaltenen Dokumente und Informationen enthalten sehr sensible Daten und müssen daher vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Das Regio Akten Archiv ist Ihr regionaler Partner zur sicheren Einlagerung von Akten im Breisgau.

Im Regio Akten Archiv in Breisach am Rhein sind Ihre Akten und Dokumente sicher archiviert und dennoch jederzeit für Sie greifbar.

 

… vorbereiten

Inaugenscheinnahme und Angebotserstellung erfolgen zeitgleich in Ihren Räumen.

Nach Auftragseingang und zeitlicher Abstimmung werden Ihre zur Archivierung freigegebenen Dokumente, Akten, Ordner oder Mappen von uns vorsortiert und in standardisierte spezielle Kartons transportfertig verpackt.

… transportieren

Der Transport Ihrer Dokumente in unser regionales Archiv erfolgt sicher, sachgerecht und sortiert.

… erfassen

Mit unserer Archivierungs- und Inventarisierungslösung erfassen wir jede Akte und jeden Aktenordner. Wir versehen diese mit einem Barcode und scannen – auf Wunsch – das Deckblatt der Akte. Damit ermöglichen wir eine schnelle „Volltext-Suche“.

Damit einher geht auch die Möglichkeit sich Akten und Dokumente selbständig auf Wiedervorlage zu legen. Eine einzige tägliche E-Mail-Nachricht informiert über den Stand der Wiedervorlagen.

… scannen

Sie entscheiden ob Ihre Akten teilgescannt und /oder komplett gescannt und über OCR (Volltext) ausgelesen werden sollen.
Ein „Teilscan“ spart Zeit und Geld, denn es wird von uns nur das wichtigste Dokument respektive das Deckblatt einer Akte gescannt und Ihnen über Ihren Online-Zugang zur Verfügung gestellt.
Erst dann wenn Sie die gesamte Akte wirklich benötigen entscheiden Sie ob diese nun komplett gescannt und auf bekanntem Wege „Online“ zur Verfügung gestellt werden soll oder ob Sie doch lieber die papierene Originalversion zur Bearbeitung haben möchten.
Darüber hinaus scannen wir Kleinstdokumente, DIN-A0-Zeichnung ebenso wie von Fichen und Mikrofilmen. Es gibt schlicht kein Dokumentenformat das wir nicht digital archivieren können.

… online abrufen

Mit der externen Dokumenten-Archivierung sparen Sie enorm Platz – mit der digitalen Dokumenten-Archivierung sparen Sie zudem erheblich Zeit und haben trotzdem alle Dokumente und Daten digital im direkten Zugriff.

Auch wenn Sie aktuell kein DMS in Ihrem Unternehmen implementieren wollen garantieren wir Ihnen über einen google-artigen Web-Client volle DMS-Funktionalität und somit 100% Zugriff auf Ihre eingelagerten Dokumente.

Und wenn Sie sich irgendwann dafür entscheiden dass das Digitale Archiv doch lieber in Ihrem Unternehmen betrieben werden soll, dann ist das kein Problem:
Wir installieren unsere Archivierungslösung „StarFinder“ auf einem Highend Server und liefern diese Lösung als revisionssichere Appliance mit Ihren kompletten Daten betriebsbereit in Ihr Unternehmen.

… lagern und herausgeben

Ihre Akten lagern in einem Gebäude mit höchstem Sicherheitsstandard.

Online Verfügbarkeit, auf Wunsch, 24 Stunden an 7 Tagen pro Woche.
Herausgabe der Akten zwischen 9 und 15 Uhr an Werktagen in Baden-Württemberg.
Vollständiger Scan von Akten die nur teilgescannt eingelagert wurden; bei Kleinmengen in der Regel innerhalb von 2 Stunden nach Auftragserteilung.

… vernichten

Wir entsorgen Ihre Akten sach- und fachgerecht nach den von Ihnen gewünschten Sicherheitskriterien unter Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes.
Dazu gehört auch die terminliche Überwachung von vernichtbarem Aktenmaterial hinsichtlich individueller Aufbewahrungsfristen.
Nach Verladung, Transport und Vernichtung geht Ihnen eine Bestätigung der ordnungsgemäßen Vernichtung durch den Entsorgungsbetrieb zu.

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